- O que o Digitaldoc pode fazer pela sua empresa
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O Sistema Digitaldoc Standard foi desenvolvido para atender aos requisitos das certificações baseados nas normas da ISO 9000:2000, pode ser utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte.
O Sistema possibilita:- Redução considerável de papeis tramitando na empresa;
- Economia de até 60% dos recursos gastos com as impressões / fotocópias;
- Economia do tempo na busca dos documentos de no mínimo 70%;
- Compartilhamento de 100% dos documentos/informações cadastradas, respeitados o nível de acesso de cada usuário;
- Controle e organização eletrônica de 100% do acervo documental;
- Melhoria do atendimento ao cliente interno e externo;
- Deixar mais ágil a busca de documentos permanentes, com possibilidade de eliminar os arquivos em papel, ganhando em espaço físico;
- Disponibilizar as informações pela web;
- Permite realizar auditorias de documentos acessados.
Recursos
- Cria documentos a partir de modelos/formulários;
- Controle de versões e revisões de documentos;
- Gerencia relatórios de não conformidade;
- Gestão de auditorias internas e externas;
- Gestão da vida útil do documento desde a criação, revisão, aprovação e distribuição;
- Auditoria de protocolo de distribuição de documentos físicos e eletrônicos;
- Armazenemento de versões dos documentos;
- Controle de permissões de download e impressão de documentos;
- Possibilita a utilização em vários setores ou unidades.
O documento no processo produtivo (Workflow)
Ciclo de vida de um documento.
- Atende as normas
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175 países reconhecem e adotam as normas ISO como parâmetro para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) nas mais diversas atividades empresariais, entre as normas que seguem esta referência estão:
- RDC 59/2000;
- ISO 9001:2008;
- ISO/IEC 17025;
A expressão ISO 9000 designa um grupo de normas técnicas que estabelecem um modelo de gestão da qualidade para organizações em geral, qualquer que seja o seu tipo ou dimensão.A sua função é a de promover a normatização de produtos e serviços, para que a qualidade dos mesmos seja permanentemente melhorada.A adoção das normas ISO é vantajosa para as organizações uma vez que lhes confere maior organização, produtividade e credibilidade, aumentando a sua competitividade nos mercados nacional e internacional, o Digitaldoc Standard tem suas funcionalidades com base nestes requisitos, atendendo perfeitamente as normas e ISOs que tem como base para gestão da qualidade a ISO 9000. - Não conformidade e auditoria
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O Módulo Não Conformidades do sistema Digitaldoc agiliza a emissão de relatórios não conformidades atendendo a todos os departamentos da empresa. Possibilita estruturar hierarquicamente as causas de determinado problema ou oportunidade de melhoria, bem como seus efeitos sobre a qualidade, através do diagrama de Ishikawa todos os tipos de problemas podem ser classificados como sendo de seis tipos diferentes:
- Método;
- Matéria-prima;
- Mão-de-obra;
- Máquinas;
- Medição;
- Meio ambiente;
O Módulo de Auditoria realiza o gerenciamento de todas as etapas do processo de auditoria, desde o planejamento e aprovação, execução até o monitoramento, seja ela interna ou externa, além disso, possui características que dão ao produto, confiabilidade e eficiência.
Com estes módulos o sistema evita que inúmeros papeis transitem dentro da corporação, já que todo o controle é feito diretamente na ferramenta, criando uma sinergia para estes recursos com as demais ferramentas de gestão e controle de qualidade.
Baseado no requisito 8.5.2 da norma ISO 9001:2008 e
nas Ferramentas da QualidadeCom essa evolução, o sistema evita que inúmeros papéis
transitem dentro da corporação, já que todo o controle é
feito diretamente na ferramenta, criando uma sinergia para
esse recurso com as demais ferramentas de gestão e
controle da qualidade.Utilização da Folha de Verificação e do
Diagrama de Ishikawa (ou Diagrama de Causa e Efeito).
Diagrama de Ishikawa
(ou Diagrama de Causa e Efeito) - Demonstração
- Vídeos e Telas
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- Perguntas frequentes
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Tem como definir um grupo para acessar uma determinada pasta?
Sim, o sistema possibilita trabalhar com 3 níveis de permissões de acesso: acesso ao sistema, acesso a pasta e acesso ao documento, as permissões de acesso a pasta e ao documento podem ser definidas por grupo, tais configurações são dinâmicas e podem ser definidas pelo usuário gerente ou administrador.Posso limitar o acesso dos usuários a um documento?
Sim, ao criar um documento pode ser definido se o mesmo pode ser acessado por todos ou somente por alguns usuários.Tem como criar documentos utilizando formulários?
Sim, o sistema Digitaldoc possibilita a criação de documentos utilizando modelos (formulários) pré-definidos pelo administrador, desta forma, a criação de documentos ficam padronizadas, ficando a cargo do usuário que cria o documento alterar somente determinados campos.Não conformidade e auditoria são integrados com a ferramenta de GED?
Sim, o sistema possui vários módulos que são adquiridos conforme a necessidade da empresa contratante, entre estes módulos podem ser adquiridos os módulos de não conformidade e auditoria.Posso criar uma não conformidade a partir de uma auditoria?
Sim, os módulos de não conformidade e auditoria são totalmente integrados, ao concluir uma auditoria, é possível gerar além dos relatórios analíticos, documentar as não conformidades encontradas, sejam elas corretivas ou preventivas.Posso ter um histórico de versões de um documento?
Sim, o Digitaldoc Standard possui funcionalidades de armazenamento de histórico de revisões, que podem ser armazenadas para consultas posteriores.As versões anteriores de um documento armazenado podem ser vistos por todos os usuários?
Não, o usuário que acessar o documento, sempre vai visualizar a ultima versão do documento, as versões anteriores, podem ser visualizadas pelo responsável pelo documento, pelo administrador, ou conforme permissões dadas aos usuários.Todos podem acessar o documento que eu criar?
Não, ao criar um documento o sistema possibilita a configuração se o documento vai ficar disponível para todos que tiverem acesso ao sistema ou somente para alguns usuários, isso é possível devido ao nível de permissão de documento.Tem como controlar a impressão de um documento?
Sim, por padrão o documento criado pode ser apenas visualizado, as permissões de download e impressão podem ser dadas a um usuário, a um grupo de usuários, ou definido que qualquer usuário que tiver acesso ao documento possa imprimir e realizar download.Tem como controlar a distribuição dos documentos?
Sim, o sistema possui um módulo de Workflow que controla o fluxo do documento desde a criação, aprovação e distribuição dos documentos.Posso utilizar certificado digital para aprovar um documento?
Sim, o Digitaldoc possui um módulo de certificação digital, é possível realizar assinaturas digitais utilizando certificado padrão ICP Brasil para documentos digitalizados ou digitais.Posso criar fluxo por exemplo: criação, revisão, aprovação e distribuição?
Sim, através do módulo de workflow é possível controlar todo o fluxo do documento.Consigo saber quem recebeu um documento que foi entregue para ele?
Sim, o Digitaldoc tem recursos de relatórios, entre eles relatórios de entrega de documento de distribuição, relatórios de acesso ao sistema, acesso ao documento entre outros.Preciso continuar utilizando documento em papel?
Com a utilização do sistema Digitaldoc é possível diminuir consideravelmente o fluxo de papeis tramitando na empresa, documento como procedimento operacional, memorandos, relatórios, instruções de trabalho, contratos entre outros relacionados a administração e qualidade podem ter seu fluxo de vida todo controlado pelo sistema.
