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Controle de documentos eletrônicos e documento físicos |
Controle do ciclo de vida dos documentos através do workflow |
Controle e armazenamento das versões dos documentos |
| Controle de acesso dos usuários: No sistema, na área de armazenamento e no documento  |
Busca do documento de forma simples e avançada. A busca inclui pesquisa no conteúdo dos documentos |
Distribuição de documentos na forma física (com protocolo impresso) e eletrônica, com registro através de assinatura eletrônica criptografada |
Notificação via e-mail das pendências do usuário no sistema |
Logs de diversas ações do usuário no sistema |
Relatórios parametrizados de diversas formas |
Classificação de todos os documentos por áreas e subáreas de conhecimento |
Os documentos também podem ser melhor identificados através de agrupamentos por processos |
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Baseado no requisito 8.5.2 da norma ISO 9001:2008 e nas Ferramentas da Qualidade Com essa evolução, o sistema evita que inúmeros papéis transitem dentro da corporação, já que todo o controle é feito diretamente na ferramenta, criando uma sinergia para a esse recurso com as demais ferramentas de gestão e controle da qualidade. |
Utilização da Folha de Verificação e do Diagrama de Ishikawa (ou Diagrama de Causa e Efeito) |
Com o worflow dinâmico, o usuário responsável poderá criar quantos tipos de workflows desejar e cada fluxo pode ter tantos passos quanto forem necessários |
Exemplos de Workflows:
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A diminuição do número de botões deixa a interface mais agradável. Os botões são intuitivos e as ações ficam claras inclusive aos usuários iniciantes. |
Há ainda a possibilidade da utilização do botão direito do mouse |
Com o Digitaldoc você poderá controlar os usuários em três níveis distintos:
Digitalização
A digitalização é um processo pelo qual um documento é transformado em um formato que pode ser visualizado em qualquer computador (formato digital), e também difundido em sistemas de vídeo/televisão.
Diminuir custos diretos e indiretos (espaço e arquivos) |
Diminuir o volume de papéis |
Permitir cópias imediatas de documentos, sem retirá-las do arquivo. |
Garantir integridade do arquivo durante muito anos, sem perda de qualidade das imagens |
Agilizar tomada de decisões através de:
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Segurança de informações por permitir limitar acesso a documentos confidenciais.  |
O Digitaldoc veio para facilitar a digitalização de documentos!
De acordo com a legislação atual, há uma tabela de temporalidade para todos os tipos de documentos de uma empresa. As empresas são obrigadas por lei a apresentar esta documentação na exigência de um fiscal ou juiz.
| 30 anos | 20 anos | 10 anos | 5 anos |
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Workflow
Com a ferramenta de Workflow, qualquer tarefa pode ser executada em série ou em paralelo por dois ou mais membros de um grupo de trabalho (workgroup) visando um objetivo comum.
O Digitaldoc possui o workflow dinâmico, que possibilita aos usuários a criação de diferentes tipos de fluxos de trabalho, com a quantidade de passos necessária para o correto e eficaz trâmite da documentação.
| Workflow de solicitação de compra de equipamento | Workflow de qualificação de fornecedor | Workflow de manutenção corretiva |
No Workflow do Digitaldoc, ainda há a possibilidade de enviar um documento para a “nuvem”, indicando somente o primeiro passo do encaminhamento. O passo seguinte e todos os demais (se necessários) serão indicados por cada usuário que receber o documento.
Vantagens
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Dispensa instalação em todos os computadores (máquinas-cliente), bastando apenas a instalação em um servidor |
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Possibilita o acesso a todo acervo documental via internet/intranet |
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Possibilita o acesso rápido aos documentos, evitando o extravio dos mesmos |